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活动科技|活动管理软件可实现哪些功能(下)

2019-07-06来源:荷诗网

虽然有很多活动管理软件(Event Management Software,以下简称EMS声称自己是一体化(All-in-one)解决方案,但由于活动的复杂性,这一点很难做到。即使让我们设想一个可以一体化解决活动所有环节和问题的方案,我们也不可能想得面面俱到。企业只有不断了解组织者的需要,在自身定位的基础上,不断丰富产品的功能。

 

EMS可以实现哪些功能?正如你在《活动科技|活动管理软件可实现哪些功能(上)》中所看到的那样,不同类别的EMS实现的功能并不完全相同,同一类别不同的EMS实现的功能也不完全相同。即使一个一体化解决方案的EMS实现了所有不同的EMS的功能,也未必是“一体化的”。以下是我所设想的“一体化解决方案”的活动管理软件应该具有的功能,正如我上文所阐述的,它未必完整。

 

1、社群管理

活动是为参与者举办的,没有参与者的参与,活动也不能称为“活动”。因此,就必须进行社群管理,或者用一个传统一点儿的词,客户关系管理(CSR)。你可以通过EMS,建立活动社群数据库,并按不同的特征把活动社群分成不同的类别,如VIP客户、行业专家、意见领袖、忠诚顾客等。

 

2、活动策划

它允许用户在EMS上进行活动策划的操作,比如确认活动背景和目的、对同类活动和历史活动进行分析、对客户的需求进行分析、确认活动的形式和内容、确认活动的主题和流程、确认活动的利益相关各方、确认活动的举办时间和举办城市等。它还应允许用户把一个活动划分成若干个子活动,并对不同的子活动进行策划和管理。

 

3、场地采购

它允许用户通过软件进行场地采购。也就是说,如果用户想举办一场活动,他就可以通过软件,输入活动对场地的要求,如举办地、人数规模、时间段、活动形式、预算等,通过软件所连接的与各个酒店PMS相连的云端场地数据库,寻找合适的场地,选择并询价,并从场地方的回馈中确认场地采购。

 

4、场地设计

它允许用户在选择场地之后,依据从云端或场地方提供的场地图进行场地设计。场地图上应该有可供选择的设施,有些设施是固定的(比如吊灯、LED屏等),也有些设施是可移动的(比如桌椅)。如果软件做得足够智能化,还可以根据相同场地的紧前活动为该活动提供设计建议(比如有些紧前活动使用的设施或场地设计可以直接用于本次活动)。

 

5、票务管理

它允许用户为活动制定不同类别的门票入场券或其他入场资格凭证,并制定价格。可以制定常规票价、早鸟票、打折票、会员票、VIP票等,可以实现座位预订,可以通过智能手机、售票机、网站等不同渠道售票,允许现场打印或在家打印门票,可以对门票销售进行数据管理。


6、活动注册

EMS的一个令人钦佩的功能是将注册详细信息从组织者转移到参与者。通过在线注册,参与者将其信息直接输入活动社群数据库中。先进的解决方案甚至允许多轨注册,参与者可以选择参加特定的子活动或研讨会。参与者通过注册,在线购票并并完成支付。为了保护数据完整性,系统可以为每个访客提供注册码或唯一的ID。相同的数据库可用于活动营销和现场管理。

 

7、活动营销

它允许你推广你的活动以覆盖广泛的在线受众并发现潜在客户。营销渠道包括社交媒体、电子邮件营销、媒体和博客网站等。EMS解决方案的基本营销功能,应包括活动网站构建器和集成邮件程序。通过活动网站构建器为活动生成活动网站页面,页面中包含活动的基本信息和在线注册和登录界面。集成邮件程序则使你在活动的不同阶段发送具有不同特定主题的电子邮件,培育潜在客户、鼓励反馈、发送提醒或呼吁早鸟交易。

 

8、参与者管理

“活动”是参与者的“有目的地行动”,需要对每个人进行管理。EMS应该能够在每个人注册登记后,安排他们的日程和行程,以及他们的行动。比如演讲嘉宾可以上传演讲稿、PPT或论文;每个人都知道自己主动或被安排到哪些路线、行程和子活动中,以及被如何接待(交通、餐饮、住宿等)。

 

9、筹款管理

EMS可以用来管理活动的资金来源,包括赞助、拨款、投资、捐助等。对于资金来源的各方,应该有一个数据库进行管理。对于赞助来说,可通过EMS设置各种赞助回报,如广告或曝光机会,并在活动营销时营销赞助机会。

 

10、现场管理

现场工具可确保客人按时到达,签到并打印入场券、徽章、吊牌等,也可以通过设置的其他设施如电子手环、扫脸、指纹等完成自助签到。现场工具还可以快速生成电子发票,也可以快速生成会议手册和议程等文件。现场管理还应集成照片直播、影像直播等软件。还可以加入一些互动插件,如抽奖、抢答、抢红包等。如果主办方需要更多数据,还可以通过捕捉人们行为的工具收集数据并处理。


Cvent的现场工具包括注册、付款选项和证件打印

 

11、媒体管理

通过媒体管理,EMS可以通过不同的媒体渠道,实现活动前、中、后的媒体报道。建立媒体数据库,在活动中邀请媒体参加,实现自动供稿。这可以被认为是活动营销的一部分。

 

12、项目管理

一个好的EMS应该同时也是一个好的项目管理软件(PMS)。它可以根据项目管理的思路,发现活动方案中的各个环节中的需求,对所涉及的工作范围进行归类,并实现工作结构分解(WBS),自动或手工安排工作时间和进度,生成甘特图。EMS软件应该可以生成活动策划方案和活动执行方案,甚至是各种细节的详细方案,并按照活动策划方案和活动执行方案实现活动项目的运营、管理和监控,识别并实现风险管理。

 

13、信息与沟通管理

活动的一个特征就是复杂性,它涉及很多利益相关者,并且其各处细节经常会发生变化,而一处变化就可能导致牵一发而动全身。一个EMS可能有不同的终端供不同的利益相关者使用,它能即使跟踪信息的变化,从而自动做出调整或提醒活动管理人员。

 

14、采购与供应商管理

活动之中涉及大量的采购。场地采购是最重要的一环,所以它被单独拿出来说了(见场地选择)。而其他方面的采购,也需要建立供应商数据库,如舞美、LED屏、灯光、音响、装饰、技术、餐饮、用品、商品、印刷、口译、演员、速记、直播等。如果EMS能够实现供应商管理,最好也能实现采购管理,用户通过EMS选择供应商,并实现报价和成交。

 

15、人力资源与志愿者管理

EMS还应实现活动的人力资源管理。在项目管理的功能中,活动项目的工作分解,可以落实到每个工作人员的身上。EMS含有管理人员、员工和志愿者的数据库,可以为工作人员指派工作任务并打印工作列表,其与活动项目管理计划相联系。可以计算需要的员工或志愿者数量并汇报给管理人员以制定招募计划,可以计算每个人的工作量、绩效并实现薪酬管理。

 

16、财务与预算管理

这是帮助你监控资金、估算支出和计算如何节省成本的另一个关键功能。此模块可捕获活动制作中所有的交易,并确保预算详细信息的准确性,从高级估算到细粒项,从而实现精确的投资回报率。此功能还可以跟踪交易或报价和实际付款,并评估每位参与者的平均成本,以帮助你扩展估算。

 

17、数据库管理

数据库是活动管理软件的核心。EMS中含有大量的数据库,如活动社群数据库、参与者数据库、供应商数据库、员工数据库、志愿者数据库、合作伙伴和赞助商数据库、媒体数据库等。可以提供导入/导出功能,可以根据某项指标排序,可以提取不同的指标列表,可通过工作台、工作流程和云通信等关键业务系统集成。

 

18、活动报告

你可以在活动之前、之中或之后使用EMS运行分析,从而为你提供更明智的决策。一些解决方案允许实时报告,以帮助你评估出勤率、费用和其他关键指标,并在必要时进行调整以保持目标。报告可以采用摘要或深入细节的形式,并可以在团队、合作伙伴、赞助商和其他利益相关者之间共享。通过活动分析报告还可以跟踪趋势,以帮助你构建最佳实践集。此外,你可以自定义报告以关注未来活动的重要指标。

 

19、调查反馈

一些解决方案提供了一种引发活动反馈的方法。这使你可以衡量活动的成功或失败,并帮助塑造未来的活动。可针对目标参与者进行个性化调查。调查提出的问题可以帮助你在将来避免这些问题,而从反馈中获得的关于活动的优点可以在下一个活动中得到复制和加强。调查工具还有助于对数据库中最具吸引力的联系人进行排序,并作为CRM计划的潜在线索进行细分。

 

20、系统集成

最后,一个“一体化的”EMS,应该是组织者管理信息系统(MIS)的一部分。它应该能够从MIS中获取数据和信息,或共享这些数据和信息。同样,MIS也应该能够人EMS中获取数据和信息,或共享这些数据和信息。EMS应该是MIS的一个模块。同时,EMS也能够在云端运作,与其他EMS的使用者共享云端的数据和信息。

 

以上是我所设想的一体化的活动管理软件所具备的功能。我可能并没有列全所有的功能,但这并不妨碍你阅读并体会这些功能。当然,一个活动管理软件,由于面向的客户不同,其定位也不同,可能聚焦于某个或某几个功能上,比如有些软件只关注活动营销、注册和签到,而另一些软件可能更关注场地选择和活动采购,还有一些更关注客户关系管理。如果你是做活动管理软件的,你应该知道你在做什么;如果你是用活动管理软件的,你应该知道你需要什么。

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